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日子平淡无奇的过了五天,叶明珠用着五天时间,已经整理出了公司运作模式的雏形,现在风投部虽然已经步入了正轨,但法务和财务流程上,还是有不少漏洞。
所以,叶明珠用这两天时间,详细的制定了一套全新的法务和财务流程,又润色了几次,和叶天玺讨论确定没问题后,才准备开始实施新的流程。
今天一早,叶明珠就把关晓菡叫到自己办公室:“昨天的财务报表和法务文档,都收齐了么?”
关晓菡点点头,恭恭敬敬的回答:“刚刚都已经收到邮件,我打包好就发给叶总。”
“行,你回去之后,通知风投部总监王大伟,以及代理市场总监苏谢晨、财务总监毛丹丹,法务总监冯新,以及主管各个部门法务财务的主管,让他们今天上午十点半,在我这边会议室开会。”
“是。”
“告诉所有人,会议很重要,务必带笔记本电脑来。会议记录由叶天玺负责记录,你也通知他。”
“是。”
等关晓菡离开,叶明珠又把新的流程整理了两遍,确认没问题后,时间已经接近十点半。
叶明珠起身到了会议室,新任财务总监毛丹丹,法务总监冯新以及下面的各个主管,都已经到齐,叶天玺也已经坐在了她的下手,电脑屏幕上是已经打开的空白word文档。
叶明珠和大家打过招呼,直接开门见山道:“今天叫大家来,是因为我这两天整理了一下咱们财务和法务的流程,发现不仅流程繁琐,还有一些漏洞,所以叫大家过来,重新梳理一下这个流程。”
下面的人都没有说话,静静的等着叶明珠继续说。
“先说下财务流程,目前咱们的打款整体流程问题不大,但我发现了几份合同的签署日期,要晚于打款日期,也就是说,在合同签署前,我们就已经提前给对方打款了。虽然不排除有些时候合同流程慢,而项目不等人的情况,但这种行为,其实是不合理也不合法的。以前有这种情况的合同,我已经整理出来,因为这些合同的大部分业务和财务负责人已经不在了,所以我并不打算追责,但也希望所有人可以引以为戒。从今天以后,任何打款,都必须在合同正是签署以后才能进行,财务打款前,必须确认合同!虽然很不想,但这件事,如果再出问题,财务和法务连坐。如果有及其例外的情况,那必须得由我亲笔签名,才可以进行打款。还有件事情,本来不应该我强调,咱们关起门来说,合同的签署时间也都做聪明点儿,不要再出这么明显的纰漏。”
下面的人点点头,等着叶明珠继续。
“还有,咱们现在公司的规定是,单次打款一千万以下的投资,风投部长就可以通过,直接打款,这个额度有些高,为保证公司利益,从现在开始,所有打款总额在二百万以上的投资,都必须经过风投部总监王大伟同意。打款总额在一千万以上的投资,不管分几次打款,每一笔都需要王大伟和我的签字。叶天玺,你现在就给风投部全体成员发邮件,抄送我和毛丹丹。”
“好。”叶天玺应了一声,切换程序到了电子邮件。
叶明珠继续道:“现在咱们说法务。我发现目前有两份合同,最终盖章版和法务修改版有轻微不一样的地方,也就是说,咱们的部分合同,在走流程的时候,法务没有仔细复核,这个是非常危险的,如果有人做小动作,不仅负责合同审核的人受牵连,公司的利益也会遭到损害。所以,以后电子版合同,不管是我发法务还是对方法务敲定的终板,都必须由我方法务进行二次确认,同时纸质版必须由法务这里打印,业务方只需提供合同流程单即可,不再接受任何业务方的纸质版合同。同时,为了保证合同不出问题,所有合同,电子版和纸质版,都必须由至少两位法务进行交叉审核,这些冯总监有问题么?”
冯新想了想:“叶总,我这边都是一些小问题,目前法务办公区域只有一台打印机,流程变更后,可能不太够,我回头估算下需要的数量,再向您汇报。还有……就是我们部门现在一共17人,现在平均每人每天审核的合同,都在三十份以上。如果改变流程,每个人的工作量至少要翻倍,所以……”
叶明珠点点头:“先说第二个问题,我会合人力说,今年再给你们五到八个招聘名额,来缓解压力。一会儿散会后,你直接去行政那里备档,再要三台打印机。”
“是,叶总。”冯新点点头,看来是没有问题了。
叶明珠继续:“现在的流程,也是合同金额超过一千万的才会送到总裁办审核。从现在开始合同总金额超过两百万的,就需要发邮件给我备档。合同总金额超过一千万的,法务确认终板后,必须有我的签字。这些,还有问题么?”
在场的人纷纷表示没有问题。
叶明珠又吩咐叶天玺:“这封邮件也发送给王大伟,苏谢晨,抄送冯新、毛丹丹。”
“好。”叶天玺笑的温和。
叶明珠满意的点点头:“那好,今天的会议到此结束,还烦请各位向员工传达这个决定,后面有任何问题,都欢迎各位来找我。”
然后转向叶天玺:“会议记录整理出来后,记得发给在场所有人一份。”
叶天玺刚要回答,关晓菡猛的推开了会议室的门,见所有人都看向她,小姑娘的脸都有些红了:“叶总……”
“什么事儿?”叶明珠忽然有种不好的预感,关晓菡不是这种冒冒失失的人,她忽然没有敲门进来,一定是发生了什么了不得的事情。
关晓菡看了看身后,焦急道:“叶总,外面来了几个公安局的人,说是……说是……”
话没说完,关晓菡忽然被粗鲁的推到一边,两个穿着警服的男人大步走了进来,一直走到叶天玺面前,掏出证件一晃:“叶天玺,我们是临江市公安厅的,我们接到实名举报你涉嫌职务侵占,请和我们走一趟,接受调查!”